引言：企業(yè)為員工辦理因公出國(guó)(境)手續(xù)時(shí)，需要相關(guān)部門(mén)審批及提供所需材料，但在辦理過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)審批時(shí)間長(zhǎng)、材料準(zhǔn)備不充分等情況而影響出國(guó)，更有可能因此而錯(cuò)失某個(gè)大單或者關(guān)鍵的合作機(jī)會(huì)?；埸c(diǎn)科技因公出國(guó)(境)管理系統(tǒng)為企業(yè)提供了外事業(yè)務(wù)的全生命周期管理平臺(tái)，從而提高外事業(yè)務(wù)效率和外事管理水平，避免此類(lèi)情況的發(fā)生。

隨著我國(guó)越來(lái)越多企業(yè)制定并落實(shí)走出去戰(zhàn)略，以及“一帶一路”國(guó)家戰(zhàn)略的推進(jìn)，我國(guó)企業(yè)因公出國(guó)(境)的人員不斷增多，這對(duì)企業(yè)外事管理工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)。正是為了幫助大型集團(tuán)企業(yè)有效應(yīng)對(duì)這些挑戰(zhàn)，北京慧點(diǎn)科技有限公司(簡(jiǎn)稱(chēng)慧點(diǎn)科技)推出了慧點(diǎn)科技因公出國(guó)(境)管理系統(tǒng)，旨在為集團(tuán)企業(yè)的外事業(yè)務(wù)提供全生命周期的管理平臺(tái)。這也是慧點(diǎn)科技落實(shí)細(xì)分市場(chǎng)戰(zhàn)略的又一舉措。

不讓出境問(wèn)題阻礙業(yè)務(wù)開(kāi)展

談到大型集團(tuán)企業(yè)在因公出國(guó)(境)管理方面面臨的挑戰(zhàn)，慧點(diǎn)科技因公出國(guó)(境)管理系統(tǒng)產(chǎn)品經(jīng)理潘文凱介紹，因公出國(guó)(境)業(yè)務(wù)程序復(fù)雜、手續(xù)繁瑣、牽涉部門(mén)多，集團(tuán)與下屬企業(yè)之間的數(shù)據(jù)不能共享，而且因公出國(guó)的團(tuán)組和人數(shù)眾多，主管部門(mén)的工作壓力很大。不僅如此，由于缺乏管理規(guī)范和有效的管理工具，還可能出現(xiàn)辦理不及時(shí)，或因資料準(zhǔn)備不充足被拒簽等情況，進(jìn)而錯(cuò)失某個(gè)大單或重要的合作機(jī)會(huì)。

與此同時(shí)，為了強(qiáng)化因公出國(guó)(境)管理，降低經(jīng)費(fèi)，相關(guān)部門(mén)先后出臺(tái)了一系列規(guī)定和辦法，對(duì)因公出國(guó)(境)管理提出了明確要求。如2008年的《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)因公出國(guó)(境)管理的若干規(guī)定》(中辦發(fā)[2008]9號(hào))、2012年的《中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)中央紀(jì)委等部門(mén)<因公出國(guó)人員審批管理規(guī)定>的通知》(中辦發(fā)[2012]5號(hào))和2013年的《財(cái)政部、外交部關(guān)于印發(fā)<因公臨時(shí)出國(guó)經(jīng)費(fèi)管理辦法>的通知》(財(cái)行[2013]516號(hào))等。如何滿(mǎn)足有關(guān)部門(mén)在因公出國(guó)(境)方面的監(jiān)管需求，也是集團(tuán)企業(yè)面臨的一個(gè)挑戰(zhàn)。

慧點(diǎn)科技因公出國(guó)(境)管理系統(tǒng)產(chǎn)品經(jīng)理潘文凱

潘文凱認(rèn)為，在信息化應(yīng)用不斷深入的背景下，企業(yè)應(yīng)充分利用IT手段來(lái)建立、健全外事管理體系，規(guī)范和強(qiáng)化管理，提高出國(guó)(境)業(yè)務(wù)辦理效率和管理水平，為企業(yè)拓展海外業(yè)務(wù)、提升國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力提供一個(gè)有效的支撐工具。

“盡管有些信息化應(yīng)用較好的企業(yè)已經(jīng)利用OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了因公出國(guó)(境)審批、護(hù)照管理等功能，但是此類(lèi)應(yīng)用功能過(guò)于單一，無(wú)法全面滿(mǎn)足集團(tuán)企業(yè)在因公出國(guó)(境)管理方面的需求。很多集團(tuán)型企業(yè)都希望借助一套功能完善的系統(tǒng)來(lái)輔助因公出國(guó)(境)管理，提升業(yè)務(wù)效率。”潘文凱介紹，在這一背景下，慧點(diǎn)科技基于對(duì)眾多大型集團(tuán)企業(yè)外事管理業(yè)務(wù)的研究和信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，采用服務(wù)化、協(xié)同化的設(shè)計(jì)理念為企業(yè)用戶(hù)打造了一個(gè)外事管理平臺(tái)——慧點(diǎn)科技因公出國(guó)(境)管理系統(tǒng)。

支持全生命周期管理

潘文凱介紹，慧點(diǎn)科技因公出國(guó)(境)管理系統(tǒng)旨在幫助企業(yè)建立一個(gè)科學(xué)、合理的因公出國(guó)(境)管理機(jī)制，提供外事信息門(mén)戶(hù)、因公出國(guó)計(jì)劃管理、出國(guó)業(yè)務(wù)審批、外國(guó)人來(lái)華邀請(qǐng)函管理、證件管理等功能，為集團(tuán)企業(yè)的外事業(yè)務(wù)提供全生命周期管理平臺(tái)。系統(tǒng)為因公出國(guó)(境)個(gè)人或團(tuán)組的手續(xù)辦理提供全程電子化管理提供支撐，其中包括因公出國(guó)團(tuán)組登記、任務(wù)批件生成、護(hù)照辦理、簽證辦理等相關(guān)事宜，并將申請(qǐng)信息上報(bào)至政府主管部門(mén)，完成團(tuán)組護(hù)照、簽證辦理信息的上報(bào)工作。

系統(tǒng)還具有良好的兼容性和擴(kuò)展性，企業(yè)可根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要進(jìn)行定制開(kāi)發(fā)，還可通過(guò)集成應(yīng)用模塊與外部接口集成，實(shí)現(xiàn)生物信息采集、授權(quán)公網(wǎng)自動(dòng)上報(bào)等功能，為企業(yè)員工和外管理部門(mén)提供高效、暢通、便捷的因公出國(guó)(境)業(yè)務(wù)辦理通道,提升企業(yè)外事工作效率和管理水平。

慧點(diǎn)科技因公出國(guó)(境)管理系統(tǒng)架構(gòu)圖

潘文凱總結(jié)說(shuō)，慧點(diǎn)科技因公出國(guó)(境)管理系統(tǒng)主要具有以下六個(gè)特性：

第一，提供一站式服務(wù)。實(shí)現(xiàn)因公出國(guó)(境)業(yè)務(wù)全程網(wǎng)絡(luò)化辦理，員工可以自助填報(bào)相關(guān)資料，查詢(xún)辦理狀態(tài)及相關(guān)信息;外事主管部門(mén)在線完成護(hù)照、簽證的審批、辦理等業(yè)務(wù)，提升辦事效率。

第二，支持多級(jí)授權(quán)管理。系統(tǒng)提供靈活的權(quán)限和角色管理功能，用戶(hù)可根據(jù)實(shí)際管理需要，對(duì)下屬企業(yè)的用戶(hù)權(quán)限、審批規(guī)則進(jìn)行分級(jí)設(shè)置、管理。

第三，支撐規(guī)范化的辦理流程。系統(tǒng)依據(jù)國(guó)家政策和條例的指導(dǎo)，結(jié)合企業(yè)外事工作制度的實(shí)際要求，設(shè)置了動(dòng)態(tài)的業(yè)務(wù)辦理流程，實(shí)現(xiàn)對(duì)因公出國(guó)(境)業(yè)務(wù)審核審批的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、透明化。

第四，提供智能化的監(jiān)控預(yù)警功能。系統(tǒng)按照中央有關(guān)政策和外事管理相關(guān)規(guī)定，設(shè)置內(nèi)部預(yù)警規(guī)則，對(duì)提醒事宜進(jìn)行監(jiān)控、對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行分級(jí)警告，并自動(dòng)發(fā)送提醒信息，實(shí)現(xiàn)了智能化預(yù)警監(jiān)控。

第五，提供便捷的統(tǒng)計(jì)、查詢(xún)功能。系統(tǒng)支持單項(xiàng)查詢(xún)、組合查詢(xún)、自定義查詢(xún)等多種查詢(xún)方式，可對(duì)團(tuán)組、人員、批件等要素進(jìn)行綜合統(tǒng)計(jì)和查詢(xún)，還可將結(jié)果以Excel格式導(dǎo)出，高效實(shí)用。

第六，支持移動(dòng)化應(yīng)用。用戶(hù)可通過(guò)手機(jī)、平板電腦等移動(dòng)設(shè)備登錄系統(tǒng)，實(shí)時(shí)獲取業(yè)務(wù)辦理狀態(tài)等相關(guān)信息。

不止于提高效率

潘文凱認(rèn)為，慧點(diǎn)科技因公出國(guó)(境)管理系統(tǒng)給客戶(hù)帶來(lái)的價(jià)值主要包括以下四個(gè)方面：

首先，提升管理效率。系統(tǒng)為企業(yè)對(duì)因公出國(guó)(境)業(yè)務(wù)進(jìn)行全生命周期管理提供支撐，有效提升業(yè)務(wù)審批和辦理效率，并且大大提高信息上報(bào)、統(tǒng)計(jì)和查詢(xún)的效率。

其次，形成統(tǒng)一、規(guī)范的管理。系統(tǒng)能夠有效支撐管理過(guò)程的規(guī)范化，滿(mǎn)足企業(yè)對(duì)因公出國(guó)(境)業(yè)務(wù)的統(tǒng)一管控要求，實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)管控的體系化。

再次，強(qiáng)化管控、監(jiān)督。相關(guān)部門(mén)能夠借助系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)下屬部門(mén)的監(jiān)管，實(shí)現(xiàn)對(duì)證件的狀態(tài)監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)對(duì)持證人的跟蹤、出入境狀態(tài)監(jiān)督。

最后，強(qiáng)化相關(guān)業(yè)務(wù)的協(xié)同，實(shí)現(xiàn)分層級(jí)、多部門(mén)的業(yè)務(wù)協(xié)作、辦理。

潘文凱透露，盡管慧點(diǎn)科技因公出國(guó)(境)管理系統(tǒng)推出的時(shí)間并不長(zhǎng)，但是很多客戶(hù)都對(duì)該系統(tǒng)感興趣，并且已經(jīng)有一些集團(tuán)企業(yè)開(kāi)始嘗試應(yīng)用，取得了不錯(cuò)的成效。伴隨越來(lái)越多集團(tuán)企業(yè)業(yè)務(wù)的國(guó)際化發(fā)展和國(guó)家“走出去”的利好趨勢(shì)，該系統(tǒng)將擁有越來(lái)越廣闊的市場(chǎng)前景。

某國(guó)際化礦業(yè)集團(tuán)就是因慧點(diǎn)科技因公出國(guó)(境)管理系統(tǒng)的受益用戶(hù)之一。該集團(tuán)連續(xù)多年上榜世界500強(qiáng)企業(yè)，員工17.7萬(wàn)人，擁有有色金屬、黑色金屬流通、黑色金屬礦業(yè)、金融、地產(chǎn)建設(shè)、科技六大業(yè)務(wù)中心，主要海外機(jī)構(gòu)遍布全球34個(gè)國(guó)家和地區(qū)，控股8家境內(nèi)外上市公司。該集團(tuán)通過(guò)采用慧點(diǎn)科技因公出國(guó)(境)管理系統(tǒng)的因公出國(guó)流程、因公護(hù)照/簽證辦理申請(qǐng)、因公證件登記管理、外國(guó)人來(lái)華邀請(qǐng)函業(yè)務(wù)管理等功能，從而實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)出國(guó)(境)手續(xù)辦理流程的電子化，并與外交部相關(guān)系統(tǒng)互聯(lián)互通，提高了業(yè)務(wù)辦理效率，有效支撐了管理制度的落地。