如何管理好企業(yè)的“錢袋子”，是企業(yè)持續(xù)經(jīng)營的重點?，F(xiàn)在越來越多的企業(yè)，將財務(wù)管理內(nèi)控的節(jié)點前移，通過前置化的管控來實現(xiàn)財務(wù)的有效管理。而在財務(wù)管理中，日常費用報銷的管理是重中之重。

費用報銷系統(tǒng)結(jié)構(gòu)更具擴展性

“企業(yè)通過制定一個嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的財務(wù)報銷制度，可以強化財務(wù)管理，完善財務(wù)管理制度，合理控制費用支出，規(guī)范企業(yè)的會計核算工作和財務(wù)報銷行為，使企業(yè)財務(wù)管理制度化、規(guī)范化，提高公司經(jīng)濟效益。”北京慧點科技有限公司高級咨詢顧問沈喜剛這樣告訴記者。

相較于傳統(tǒng)手工報賬單據(jù)填寫不規(guī)范、效率低、審批流程程序復(fù)雜、運營成本高以及牽涉到的領(lǐng)導(dǎo)工作被打斷等一系列弊端，慧點科技的費用報銷管理系統(tǒng)為公司財務(wù)管理建立了一個溝通協(xié)作的平臺，對于細(xì)微處的合理優(yōu)化及調(diào)整都能為公司創(chuàng)造不是那么明顯、但卻非常實在的效益。

報銷管理系統(tǒng)在功能結(jié)構(gòu)上主要包括展現(xiàn)層、功能平臺以及應(yīng)用接口三部分。在管理方面，實現(xiàn)報銷業(yè)務(wù)申請、審批、管理控制、賬務(wù)處理以及資金支付環(huán)節(jié)的費用報銷管理全過程電子化。擁有查詢、統(tǒng)計與綜合分析功能，使各級領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)崟r了解費用發(fā)生、費用預(yù)算執(zhí)行以及業(yè)務(wù)流程執(zhí)行情況，為企業(yè)經(jīng)營決策提供依據(jù)。

沈喜剛說：“通過應(yīng)用配置與系統(tǒng)設(shè)置，系統(tǒng)可以根據(jù)企業(yè)實際情況和管理要求，調(diào)整業(yè)務(wù)流程、權(quán)限、主數(shù)據(jù)等系統(tǒng)運行環(huán)境，快速響應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)流程、組織結(jié)構(gòu)以及相關(guān)管理制度的變化，讓系統(tǒng)更好地為企業(yè)服務(wù)。”

實現(xiàn)松散管理向集中網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)報銷模式下困擾企業(yè)的問題主要集中在從員工填寫單據(jù)到財務(wù)審核的這一段流程中。這段流程涉及的人員多，人員層次復(fù)雜，業(yè)務(wù)量大，對此段流程的改進和再造能夠起到畫龍點睛的作用。此報銷的解決方案核心即在于此。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)通過對該流程中員工提單、領(lǐng)導(dǎo)審批、財務(wù)審核三環(huán)節(jié)一體化，縮短報銷時間，節(jié)約了員工和管理者時間，全面提升了企業(yè)財務(wù)運作效率。

沈喜剛向記者詳細(xì)介紹了這一轉(zhuǎn)變過程給企業(yè)帶來的4點益處。

首先，審批權(quán)限模板化、動態(tài)固化審批流程，滿足企業(yè)各種費用報銷流程管理要求。系統(tǒng)支持多費用合并報銷，根據(jù)不同費用審批權(quán)限不同，系統(tǒng)動態(tài)計算多費用合并報銷審批流程，減少了費用報銷申請單據(jù)數(shù)量，避免了各級審批人耗費過多時間和精力處理報銷簽批。

其次，將預(yù)算編報和預(yù)算控制相統(tǒng)一，保證了預(yù)算執(zhí)行控制落地。

再次，應(yīng)用系統(tǒng)集成了預(yù)算管理、網(wǎng)上報銷、財務(wù)核算構(gòu)成的完整閉環(huán)管理體系，打破信息孤島，使費用報銷業(yè)務(wù)處理更加自動化、便捷化。

最后，集團化的體系框架特點在于能夠?qū)崿F(xiàn)快速部署、擴展，適應(yīng)全集團推廣要求。

凸顯實操中的業(yè)務(wù)價值

實現(xiàn)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)后，從領(lǐng)導(dǎo)審批到財務(wù)審核以及出納付款的整個流程透明地展示在員工面前，這樣就使得任一環(huán)節(jié)對單據(jù)做的任何調(diào)整和審核修改均可以及時反饋給員工。

對于越級審批、財務(wù)被動復(fù)核審批等手工報銷的不足，應(yīng)用系統(tǒng)將審批制度要求固化在系統(tǒng)中，使得審批制度被嚴(yán)格執(zhí)行，降低了風(fēng)險。而預(yù)算控制環(huán)節(jié)前沿到業(yè)務(wù)端，實現(xiàn)了申請部門、歸口管理部門對各自負(fù)責(zé)預(yù)算支出的嚴(yán)格管理，緩解了財務(wù)部門對預(yù)算控制的壓力。

值得一提的是，報銷單據(jù)中存在大量的管理信息以及計算過程。這些信息涉及很多專業(yè)數(shù)據(jù)，后續(xù)審核也需要耗費大量的時間和精力。而系統(tǒng)預(yù)設(shè)和自動計算校驗，使得出錯的幾率大大降低。

北京慧點科技有限公司高級咨詢顧問 沈喜剛